Pemohon baik Unit Manajemen hutan maupun industri, melalui wakil manajemennya, mengajukan permohonan verifikasi secara tertulis dengan menghubungi PT. GRS untuk mendapatkan Formulir Permohonan Sertifikasi, GRS, melalui Manajer Administrasi dan Keuangan mengirimkan Formulir Permohonan Sertifikasi kepada auditee.
Auditee mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi dengan tembusan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, mencakup informasi tentang:
- Ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan;
- Fitur umum dari auditee, mencakup nama dan alamat dari lokasi fisik, aspek signifikan dari proses dan operasinya, dan setiap kewajiban hukum lainnya yang sesuai;
- Informasi umum sesuai bidang sertifikasi yang dimohon, berkenaan dengan auditee seperti aktivitasnya, sumberdaya manusia dan teknisnya, fungsi dan jika ada, hubungannya dengan organisasi yang lebih besar;
- Informasi mengenai seluruh proses yang di outsourced yang digunakan oleh organisasi dan akan mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan;
- Standar atau persyaratan lain keperluan sertifikasi auditee;
- Informasi mengenai penggunaan konsultasi yang berkaitan dengan sistem manajemen.
Adapun dokumen yang harus dilampirkan olehUnit Manajemen HA/ HT/ RE/ HP/ HKm/ Hutan Hak/ IPK adalah sebagai berikut:
- Dokumen SK IUPHHK
- Dokumen Akta Pendirian dan Perubahan
- Struktur Organisasi IUPHHK atau Holding Company
- Dokumen RKUPHHK
- Dokumen RKT
- Dokumen Lingkungan (ANDAL, RKL, RPL)
- Dokumen Kelola Sosial
- Dokumen Audit Keuangan 5 (lima) tahun terakhir
- Peta SK IUPHHK
- Peta Penunjukkan Kawasan Hutan dan Perairan
- Peta Citra Landsat terbaru
- BATB
- Kegiatan yang di subkontrakkan
- Kegiatan Jasa Konsultansi Manajemen (apa, oleh siapa, kapan)
Sedangkan dokumen yang harus dilampirkan oleh Unit Manajemen Industri seperti: IUI/ TDI/ IRT/ TPT/ ETPIK non Produsen adalah sebagai berikut:
- Akte Pendirian Perusahaan
- SIUP
- TDP
- ETPIK
- NPWP
- Jenis Produksi, Kapasitas Ijin dan Ijin Industri (No. Ijin)
- Data Karyawan
- Struktur Organisasi
- Sumber Bahan Baku
- Daftar Mesin Utama Produksi
- Negara Tujuan Ekspor
- Dokumen Pengelolaan Lingkungan (AMDAL/ UKL/UPL/SPPL)
- Sistem Manajemen yang diterapkan
Manajer Administrasi dan Keuangan menyerahkan kelengkapan dokumen tersebut kepada Manajer Operasional untuk dilakukan pengkajian.