Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen

A. Komisaris

  1. Melaksanakan fungsi pengawasan dan memberikan pengarahan kepada Direksi dalam proses penyusunan dan pencapaian visi misi dan strategi perusahaan.
  2. Memastikan pelaksanaan tata kelola perusahaan.

B. Direktur

  1. Bertanggung jawab atas kelangsungan perusahaan melalui pengelolaan risiko dan pelaksanaan tata kelola perusahaan.
  2. Bertanggung jawab menerapkan struktur pengendalian internal.
  3. Mengawasi keuangan LPVI PT GRS.
  4. Memastikan pelaksanaan sistem manajemen LPVI PT GRS sesuai strandar dan peraturan yang berlaku.
  5. Mengambil tindakan berdasarkan temuan-temuan audit internal sejalan dengan kebijakan dan arahan komisaris.
  6. Mengawasi pelaksanaan tata kelola perusahaan serta memastikan perusahaan mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  7. Bertanggung jawab dalam pengelolaan kegiatan bisnis.
  8. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pedoman, kebijakan dan prosedur.
  9. Bertanggung jawab terhadap terpenuhinya persyaratan akreditasi dari KAN.
  10. Mengadakan koordinasi dengan para manager dalam struktur organisasi LPVI PT GRS.
  11. Menetapkan Tim Audit.
  12. Menetapkan Tim Pengambilan Keputusan.
  13. Menerbitkan Surat Keputusan dan S-PHL dan/atau S-Legalitas.
  14. Mengusulkan kaji ulang dan perbaikan sistem mutu berkelanjutan kepada komisaris.
  15. Mendelegasikan wewenang kepada komite atau individu apabila dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan atas nama LPVI PT GRS.
  16. Bertanggung jawab secara umum atas pengajuan keluhan atau banding kepada LPVI PT GRS.
  17. Mengawasi dan mengevaluasi implementasi Prosedur Ketidakberpihakan.

C. Manager Operasional

  1. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses sertifikasi.
  2. Bertanggung jawab atas tindak lanjut permintaan sertifikasi dari Auditee.
  3. Menyusun penunjukan Tim Audit dan Tenaga Ahli.
  4. Menyediakan dokumen audit dan prosedur/formulir audit.
  5. Mengkoordinir Tim Audit dalam pemenuhan hasil pekerjaan sertifikasi.
  6. Menyusun Tim Pengambilan Keputusan Sertifikasi, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, pembekuan dan pencabutan sertifikat.
  7. Mengkoordinasikan pelaksanaan rapat Pengambilan Keputusan Sertifikasi dalam hal pemberian, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, pembekuan dan pencabutan sertifikat.
  8. Berkoordinasi dengan Tim Ad Hoc dan Tim Audit dalam penanganan keluhan dan banding.
  9. Menyusun rencana kebutuhan SDM, mengatur proses pengadaannya, dan mengelola SDM yang dimiliki.
  10. Mengevaluaisi kemungkinan timbulnya risiko dari kegiatan audit sertifikasi.
  11. Mengelola ketidakberpihakan agar proses sertifikasi menjadi kredibel dan dapat dipertanggungjawabkan.
  12. Mengacu Prosedur:
    • Prosedur Proses Sertifikasi
    • Prosedur Penanganan Keluhan dan Banding
    • Prosedur Outsourcing
    • Prosedur Ketidakberpihakan
    • Prosedur Pengelolaan SDM
    • Prosedur Manajemen Risiko

D. Manager  Mutu

  1. Memelihara dan mengawasi pelaksanaan sistem manajemen LPVI PT GRS.
  2. Mengusulkan dan melaksanakan kegiatan audit internal, kaji ulang manajemen, tindakan perbaikan dan pencegahan secara periodik.
  3. Mendokumentasikan sistem manajemen umum (panduan, prosedur, kebijakan, standar, peraturan, dll.)
  4. Menjadi penghubung dengan KAN untuk masalah Akreditasi, Surveilen, penambahan ruang lingkup dan Akreditasi ulang. Melaksanakan persuratan dengan KAN dan mendokumentasikannya.
  5. Mengacu Prosedur:
    • Prosedur Audit Internal
    • Prosedur Kaji Ulang Manajemen
    • Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

E. Manager Administrasi dan Keuangan

  1. Bertanggung jawab administrasi dan keuangan LPVI PT GRS.
  2. Melaksanakan persuratan dan administrasi yang berhubungan dengan sertifikasi dan mendokumentasikan seluruh rekaman hasil sertifikasi.
  3. Mengendalikan dokumen dan rekaman LPVI PT GRS.
  4. Mengelola informasi website LPVI PT GRS dan pelaporan kegiatan sertifikasi pada website Kemenhut.
  5. Melaksanakan publikasi dan pemasaran.
  6. Menyusun perjanjian kontrak dengan Auditee.
  7. Mengkoordinir Penggunaan Simbol Akreditasi KAN dan Tanda SVLK serta mengawasi penggunaan logo KAN oleh Auditee.
  8. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana dan mengatur pengadaannya.
  9. Mewakili manajemen untuk rapat dengan stakeholder apabila Direktur berhalangan.
  10. Berkomunikasi dengan KAN.
  11. Mengacu Prosedur:
    • Prosedur  Pengelolaan Informasi
    • Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman
    • Prosedur Penggunaan Simbol Akreditasi KAN dan Tanda SVLK

F. Peninjau dan Pengambil Keputusan

  1. Meninjau seluruh informasi dan hasil yang berkaitan dengan evaluasi.
  2. Meninjau dan mengkaji laporan hasil audit yang dibuat oleh Tim Audit.
  3. Melakukan verifikasi dan validasi terhadap hasil penilaian kinerja/verifikasi yang dibuat oleh Tim Audit.
  4. Mengambil keputusan untuk setiap kegiatan sertifikasi dan memutuskan pemberian Predikat hasil penilaian kinerja/verifikasi.
  5. Memberikan rekomendasi kepada Direktur untuk menerbitkan Surat Keputusan dan Sertifikat Pengelolaan Hutan Lestari (S-PHL) atau Sertifikat Legalitas Hasil Hutan (S-Legalitas).
  6. Memberikan masukan dan rekomendasi terhadap pengembangan kebijakan yang berkaitan dengan peninjauan dan pengambilan keputusan LPVI PT GRS.

G. Staff

  1. Membantu kelancaran tugas masing-masing manajer divisi;
  2. Membantu menyiapkan administrasi dan kelengkapan sarana dan prasarana dalam rangka pelaksanaan sertifikasi;
  3. Menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan sertifikasi;
  4. Membantu penyusunan laporan (editing, format dan penjilidan);
  5. Membantu distribusi laporan hasil audit kepada Auditee dan instansi terkait;
  6. Membantu pendokumentasian laporan hasil audit (pengarsipan).

H. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan (Komite Imparsial)

  1. Melakukan kajian dan memberikan masukan terkait tindakan yang harus dilakukan LPVI PT GRS dalam kaitannya dengan:
    • Kebijakan dan prinsip yang berkaitan dengan ketidakberpihakan jasa penilaian kinerja PHL dan/atau VLHH.
    • Setiap kecenderungan yang memungkinkan pertimbangan komersial atau pertimbangan lainnya dapat mencegah konsistensi pelaksanaan prosedur Pengelolaan Hutan lestari yang tidak memihak.
    • Hal yang mempengaruhi ketidakberpihakan dan kepercayaan sertifikasi, termasuk keterbukaan.
  2. Melakukan kajian ketidakberpihakan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) LPVI PT GRS.
  3. Melakukan pemantauan terhadap Sumber Daya Keuangan LPVI PT GRS.
  4. Memberikan saran pada hal-hal yang mempengaruhi kepercayaan sertifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik.
  5. Memberikan masukan terkait kajian ketidakberpihakan antara LPVI PT GRS dengan instansi/ lembaga/asosiasi lain.

I. Tim Ad Hoc

  1. Melakukan penyelidikan terhadap adanya keluhan atau banding.
  2. Melakukan pengecekan dokumen, konsultasi dengan pihak-pihak terkait dan melakukan verifikasi lapangan atas materi keluhan atau banding.
  3. Melakukan evaluasi untuk menentukan pihak yang bertanggung jawab atas adanya keluhan atau banding.
  4. Membuat laporan tertulis hasil uji materi serta rekomendasi penyelesaian keluhan atau banding kepada LPVI PT GRS berdasarkan hasil investigasi.
  5. Berkoordinasi dengan LPVI PT GRS, pihak yang mengajukan Keluhan dan Banding, dan pihak lain terkait untuk menyelesaikan keluhan dan banding.